Errores Cometidos en la Evaluación de Access
RESULTADO DE VTAS. FIRMA GANADERA
Esta es una tabla de Resultado de
Vtas. de Firmas Martilleras que operan en la comercialización de hacienda en
distintas localidades tanto en la Provincia de entre Ríos como Corrientes.
1- a) Base de datos denominada
“Resultado de Vtas. Firmas Ganaderas”
b) Tabla
CLIENTES TIPO DE
DATO
-Numero de cliente Número
-Nombre Texto
-Dirección Texto
-Localidad Numero
-Provincia Texto
-DNI Número
-Condición Fiscal Numero
-Firma Vendedora texto
CONDICION
FISCAL TIPO DE DATO
-Código IVA Número
-Descripción Texto
FIRMA
VENDEDORA TIPO DE DATO
-Código Vendedor Número
-Nombre de Firma Texto
-Comisión Venta Numero
LOCALIDAD TIPO DE
DATO
-Código Localidad Numero
-Descripción Localidad Texto
RAZAS
TIPO DE DATO
-Código de Raza Numero
-Descripción Texto
-Precio Número
VENTAS TIPO DE DATO
-N° de factura Numero
-código Cliente Numero
-Fecha de Venta Fecha/Hora
-código de Raza Numero
-Cantidad Vendida Numero
2- Cargamos la tabla con datos,
cinco registros en la tabla de “clientes”, y cinco ara la tabla “Localidad”.
3- Realizamos una consulta donde los
datos que mostraremos son “Vista de consulta de Firmas Vendedoras” y “Consulta
de Razas”.
4- Realizamos formularios “Clientes y Razas”
5- Realizaremos también informes de
la tabla “Firmas Vendedoras y Razas”
CREAR UNA BASE DE DATOS
Para crear una nueva base de datos debemos:
Hacer clic sobre la
opción Nuevo del Botón de Office (haciendo clic en el icono
de Office en la parte superior izquierda de la pantalla) que aparece a la
derecha de la pantalla.
Aparecerá la ventana de Introducción a
Microsoft Office Access.
Selecciona la opción Base de
datos en blanco.
En la parte inferior también
podrás seleccionar una plantilla para crear una nueva base de datos basada en
ella.
A continuación aparecerá en
un panel a la derecha de la pantalla el siguiente cuadro:
Aquí deberás indicar
el Nombre de archivo de la base de datos.
En este caso es "RESULTADO DE VTAS. FIRMA GANADERAS"
Para seleccionar la carpeta donde
guardar el archivo puedes hacer clic en el botón Buscar ubicación.
Se abrirá el siguiente cuadro de
diálogo donde indicaremos el nombre de la base de datos que estamos creando y
el lugar donde se guardará.
En el cuadro Guardar
en: hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar
la carpeta donde vamos a guardar la base de datos.
Observa como en el recuadro
inferior aparecen las distintas subcarpetas de la carpeta seleccionada.
Hacer doble clic sobre la carpeta
donde guardaremos el archivo.
Hacer clic sobre el
botón Aceptar.
Se cerrará el cuadro de diálogo y
volverás a la pantalla de Introducción a Microsoft Office
Access.
En el cuadro de texto Nombre
de archivo aparecerá la ruta y el nombre que escogiste.
Pulsar el
botón Crear para crear la base de datos.
Automáticamente se creará nuestra
nueva base de datos a la cual Access asignará la extensión .ACCDB.
Por defecto, Access abrirá una
nueva tabla para que puedas empezar a rellenar sus datos.
Una tabla es el elemento
principal de cualquier base de datos ya que todos los demás objetos se crean a
partir de éstas.
Si observas esta ventana, a la
izquierda aparece el Panel de Exploración, desde donde podremos
seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos.
En principio sólo encontraremos
el de Tabla1 pues es el que Access creará por defecto.
Puedes ocultarlo haciendo clic en
el botón Ocultar.
Desplegando la cabecera del panel
puedes seleccionar qué objetos mostrar y de qué forma.
Ahora Creamos la Tabla de Datos
Para crear
una tabla de datos tenemos que hacer clic en la
pestaña Crear para visualizar sus opciones. En el
marco Tablas podremos seleccionar estas opciones:
El
botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir
directamente los datos en la tabla y según el valor que introduzcamos en la
columna determinará el tipo de datos que tiene la columna.
Plantillas
de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido, abre
una tabla de este tipo y sólo tendrás que rellenarla con sus datos.
Listas
de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio
SharePoint desde el que podrás compartir los datos almacenados en la lista o
tabla con otras personas con acceso al mismo sitio.
Explicaremos
a continuación la forma de crear una tabla en vista diseño. Este método
consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas
columnas que esta tendrá y otras consideraciones como claves, etc...
Otra
forma rápida de llegar a la vista Diseño es seleccionando la
vista desde la pestaña Hoja de datos, o haciendo clic en el botón
de Vista de Diseño en la barra de estado:
Aparecerá
la vista de Diseño de la tabla:
En
la pestaña tenemos el nombre de la tabla (como todavía no hemos
asignado un nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por
defecto Tabla1).
A
continuación tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que
componen la tabla, se utiliza una línea para cada columna, así en la primera
línea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna de la tabla y así sucesivamente.
En
la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestañas
(General y Búsqueda) para definir propiedades del campo es
decir características adicionales de la columna que estamos definiendo.
Y
a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algún tipo
de ayuda sobre lo que tenemos que hacer, por ejemplo en este momento
el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en la
columna Nombre del campo y en el recuadro inferior derecho Access nos
indica que el nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres.
Vamos
rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondrá la
tabla:
En
la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la
tecla INTRO pasamos al tipo de datos, por defecto nos
pone Texto como tipo de dato. Si queremos cambiar de tipo de datos,
hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro
tipo.
Observa
cómo una vez tengamos algún tipo de dato en la segunda columna, la parte
inferior de la ventana, la correspondiente a Propiedades del campo se
activa para poder indicar más características del campo, características que
veremos con detalle en la unidad temática siguiente.
A
continuación pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna de la
rejilla.
Esta
tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que únicamente sirve para
introducir un comentario, normalmente una descripción del campo de forma que la
persona que tenga que introducir datos en la tabla sepa qué debe escribir ya
que este cometario aparecerá en la barra de estado de la hoja de datos.
Y asi repetir
el proceso hasta completar la definición de todos los campos (columnas) de la
tabla.
Luego nuestra tabla queda conformada de la siguiente manera:
CLAVE PRINCIPAL
Antes
de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal.
La clave
principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos
sirve de identificador de registros de forma que con esta clave
podamos saber sin ningún tipo de equivocación el registro al cual identifica.
No podemos definir más de una clave principal, pero podemos tener una clave
principal compuesta por más de un campo.
Para asignar
una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos:
Hacer
clic sobre el nombre del campo que será clave principal.
Hacer
clic sobre el botón Clave principal en el marco Herramientas de
la pestaña Diseño.
Si queremos definir
una clave principal compuesta (basada en varios campos), seleccionar
los campos pulsando simultáneamente la tecla Ctrl y el campo a
seleccionar y una vez seleccionados todos los campos hacer clic en el botón
anterior.
GUARDAR
TABLA
Ir
al Botón de Office y elegir la opción Guardar.
O bien hacer clic sobre el botón Guardar
de la barra de Acceso Rápido.
Como
nuestra tabla aún no tiene nombre asignado, aparecerá el siguiente cuadro de
diálogo: Escribir el nombre de la tabla.
Hacer
clic sobre el botón Aceptar.
Nota:
Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un
cuadro de diálogo avisándonos de ello, y preguntándonos si queremos que Access
cree una, si le decimos que Sí nos añade un campo de tipo auto
numérico y lo define como clave principal. Si le decimos que No se
guarda la tabla sin clave principal ya que una clave principal en una tabla es
conveniente pero no obligatorio.
LAS RELACIONES
En esta unidad veremos cómo relacionar tablas y los diferentes tipos de relaciones que pueden existir entre dos tablas de una base de datos.
Crear la primera relación.
Para crear relaciones en Access 2007 primero deberemos acceder a la ventana Relaciones deberemos hacer clic en el botón Relaciones que se encuentra en la pestaña Herramientas de base de datos.
Aparecerá
el cuadro de diálogo Mostrar tabla de la derecha esperando indicarle
las tablas que formarán parte de la relación a crear.
Seleccionar
una de las tablas que pertenecen a la relación haciendo clic sobre ella,
aparecerá dicha tabla remarcada.
Hacer
clic sobre el botón Agregar.
Repetir
los dos pasos anteriores hasta añadir todas las tablas de las
relaciones a crear.
Hacer
clic sobre el botón Cerrar.
Ahora
aparecerá la ventana Relaciones con las tablas añadidas en el paso
anterior.
Para crear
la relación:
Ir
sobre el campo de relación de la tabla principal (en nuestro caso codigo).
Pulsar
el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo pulsado arrastrar hasta el
campo numero de la tabla secundaria (Ventas)(Firma Vendedora)
Soltar
el botón del ratón. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar
relaciones siguientes:
relación (codigo y numero).
Ojo! siempre deben ser campos que contengan el mismo tipo de información y por
lo tanto del mismo tipo.
Observa
en la parte inferior el Tipo de relación que se asignará dependiendo
de las características de los campos de relación (en nuestro caso uno a
varios).
Activar
el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre éste.
Si
se desea, se puede activar las casillas Actualizar en cascada los campos
relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados.
Si
quieres saber más sobre integridad referencial y operaciones en
cascada haz clic aquí.
Para
terminar, hacer clic sobre el botón Crear.
Se
creará la relación y ésta aparecerá en la ventana Relaciones.
Las Consultas
Las consultas son los objetos
de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla,
modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.
Existen varios tipos de consultas:
Consultas de selección.
Son las consultas que extraen o nos
muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios
especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para
modificarlos (esto se podrá hacer o no según la consulta). Una consulta de
selección genera una tabla lógica (se llama lógica porque no está físicamente
en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se
vuelve a calcular).
Consultas de acción.
Son consultas que realizan cambios a los
registros. Existen varios tipos de consultas de acción, de eliminación, de
actualización, de datos anexados y de creación de tablas.
Consultas específicas de SQL.
Son consultas que no se pueden definir
desde la cuadrícula QBE de Access sino que se tienen que definir directamente
en SQL. Estas consultas no se estudiarán en este curso ya que para definirlas
hay que saber SQL, cosa que no es objeto de este curso.
Crear una consulta.
Para crear una consulta, seguir los
siguientes pasos:
Abrir la base de datos donde se
encuentra la consulta a crear.
Hacer clic en el botón Diseño de
Consulta en la pestaña Crear:
También tenemos la posibilidad de
utilizar el Asistente para consultas que puedes ver en la imagen
anterior para crear consultas con un poco de ayuda.
Si haces clic en el botón Asistente
para consultas aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
El Asistente para consultas sencillas crea
una consulta de selección sencilla como definimos en el apartado anterior.
Seleccionar la
tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botón Agregar.
Precionamos "Finalizar"
La Vista Diseño
Si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen las tablas añadidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior denominada cuadrícula QBE definimos la consulta.
Cada columna de
la cuadrícula QBE corresponde a un campo.
Cada fila tiene
un propósito que detallamos brevemente a continuación, más adelante iremos
profundizando en la explicación:
Campo: ahí
ponemos el campo a utilizar que en la mayoría de los casos será el campo a
visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y también puede ser un
campo calculado.
Tabla: nombre de
la tabla de la que sacamos el campo. Nos será útil cuando definamos consultas
basadas en varias tablas.
Orden: sirve
para ordenar las filas del resultado.
Mostrar: si la
casilla de verificación aparece desactivada la columna no aparecerá en el
resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir
la consulta pero no queremos que aparezca en el resultado.
Criterios: sirve
para especificar un criterio de búsqueda. Un criterio de búsqueda es una
condición que deben cumplir los registros que aparecerán en el resultado de la
consulta. Por lo tanto está formado por una condición o varias condiciones
unidas por los operadores Y (AND) y O (OR).
O: esta fila y
las siguientes se utilizan para combinar condiciones.
Ejecutar la consulta
Podemos ejecutar una consulta desde la
ventana Diseño de consulta o bien desde el Panel de Exploración.
Desde el Panel de Exploración:
Haciendo doble clic sobre su nombre.
Desde la vista diseño de
la consulta:
Haciendo clic sobre el botón Ejecutar de
la pestaña Diseño:
Cuando estamos visualizando el resultado
de una consulta, lo que vemos realmente es la parte de la tabla que cumple los
criterios especificados, por lo tanto si modificamos algún dato de los que
aparecen en la consulta estaremos modificando el dato en la tabla (excepto
algunas consultas que no permiten esas modificaciones).
En esta ventana
el asistente nos pregunta el título del formulario, este título también
será el nombre asignado al formulario.
LOS FORMULARIOS
Para crear un formulario tenemos
varías opciones.
Podemos acceder a todas ellas desde la
pestaña Crear:
Diseño del formulario abre un
formulario en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los
distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este método no se suele
utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un
autoformulario o utilizar el asistente y después sobre el formulario creado modificar
el diseño para ajustar el formulario a nuestras necesidades. En esta unidad
veremos más adelante cómo modificar el diseño de un formulario.
Asistente para formularios utiliza
un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del formulario.
Formulario consiste en crear
automáticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla o
consulta seleccionada en el Panel de Exploración.
Gráficos dinámicos abrirá
un formulario en blanco basado en la utilización de gráficos dinámicos.
Explicaremos a continuación la forma de
crear un formulario utilizando el asistente.
El asistente para formularios.
Para arrancar el asistente para
formularios haz clic en la opción Asistente para formularios que
puedes ver en la imagen anterior.
Aparece la primera ventana del
asistente:
En esta ventana nos pide introducir los
campos a incluir en el formulario.
Primero seleccionamos la tabla o
consulta de donde cogerá los datos del cuadro Tablas/Consultas,
este será el origen del formulario. Si queremos sacar datos de varias
tablas lo mejor será crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir
como origen del formulario esa consulta. Una vez seleccionada la distribución
que nos interesa pulsamos el botón Siguiente y aparece la siguiente
pantalla:
En esta pantalla elegimos la distribución
de los datos dentro del formulario. Seleccionando un formato aparece en el
dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el formulario con esa
distribución.
A continuación pulsamos el botón "Siguiente"
En esta pantalla elegimos el estilo que
queremos dar al formulario, podemos elegir entre los estilos que tiene
definidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la izquierda
el aspecto que tendrá el formulario con ese estilo.
Una vez seleccionado el estilo que nos
interesa pulsamos el botón Siguiente y aparece la última pantalla del
asistente para formularios:
Antes de pulsar
el botón Finalizar podemos elegir entre:
Abrir el
formulario para ver o introducir información en este caso veremos el
resultado del formulario preparado para la edición de registros, por ejemplo:
En esta pantalla elegimos los niveles
de agrupamiento dentro del informe. Podemos agrupar los registros que
aparecen en el informe por varios conceptos y para cada concepto añadir una
cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se visualizarán totales
de ese grupo.
En
esta pantalla podemos elegir ordenar los registros por hasta cuatro campos
de ordenación. Seleccionamos el campo por el que queremos ordenar los registros
que saldrán en el informe, y elegimos si queremos una ordenación ascendente o
descendente, para elegir una ordenación descendente hacer clic sobre el botón Ascendente y
pasará a ser Descendente.
En
esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al informe, podemos
elegir entre los estilos que tiene definidos Access. Seleccionando un estilo
aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el informe con ese
estilo.
LA VISTA DISEÑO DE INFORMES
Vista Final de la Base de Datos Completa
Esta es la imagen final de la Base de datos terminada
O bien
Modificar el diseño del
formulario, si seleccionamos esta opción aparecerá la vista Diseño de
formulario donde podremos modificar el aspecto del formulario, por
ejemplo:
LOS INFORMES
Los informes sirven para presentar
los datos de una tabla o consulta generalmente para imprimirlos. La
diferencia básica con los formularios es que los datos que aparecen en el
informe sólo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los
informes se puede agrupar más fácilmente la información y sacar totales por
grupos.
En esta unidad veremos cómo crear
un informe utilizando el asistente y cómo cambiar su diseño una
vez creado. Introducción.
Para crear un informe podemos
utilizar a sección Informes que encontrarás en la pestaña Crear:
Diseño de informe abre un
informe en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los
distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este método no se suele
utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un
autoinforme o utilizar el asistente y después sobre el informe creado modificar
el diseño para ajustar el informe a nuestras necesidades. En esta unidad
veremos más adelante cómo modificar el diseño de un informe.
Asistente para informes utiliza
un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del informe.
Informe consiste en crear
automáticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o
consulta seleccionada en el Panel de Exploración.
Informe en blanco abre un informe
en blanco en vista Presentación.
Explicaremos a continuación la forma de
crear un informe utilizando el asistente.
El asistente para informes.
Para arrancar el asistente para informes
haz clic en el botón Asistente para informes que puedes ver en la
imagen anterior.
Aparece la primera ventana del asistente:
En esta ventana
nos pide introducir los campos a incluir en el informe.
Primero
seleccionamos la tabla o consulta de donde cogerá los datos del
cuadro Tablas/Consultas este será el origen del informe. Si
queremos sacar datos de varias tablas lo mejor será crear una consulta para
obtener esos datos y luego elegir como origen del informe esa consulta.
Podemos
elegir un tipo de ordenación diferente en los distintos campos de ordenación.
Para
seguir con el asistente hacemos clic sobre el botón Siguiente> y
aparece la siguiente ventana:
En
esta pantalla elegimos la distribución de los datos dentro del
informe. Seleccionando una distribución aparece en el dibujo de la izquierda el
aspecto que tendrá el informe con esa distribución.
En
el cuadro Orientación podemos elegir entre impresión Vertical u Horizontal.
Una
vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botón Siguiente y
aparece la última pantalla del asistente para informes:
LA VISTA DISEÑO DE INFORMES
La vista diseño es la que nos
permite definir el informe, en ella le indicamos a Access cómo debe presentar
los datos del origen del informe, para ello nos servimos de los controles que
veremos más adelante de la misma forma que definimos un formulario.
Para entrar en la
vista diseño debemos posicionarnos en la ventana Base de datos con el informe
seleccionado y a continuación hacemos clic en el botón.
Nos aparece la ventana diseño:
Vista Final de la Base de Datos Completa
Esta es la imagen final de la Base de datos terminada
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