ACCESS 2007
CREAR UNA BASE DE DATOS
C108
Para crear una nueva base de datos
debemos:
Hacer clic sobre la opción Nuevo del Botón
de Office (haciendo clic en el icono de Office en la parte superior
izquierda de la pantalla) que aparece a la derecha de la pantalla.
Aparecerá la ventana de Introducción a Microsoft Office
Access.
Selecciona la opción Base de datos en blanco.
En la parte inferior también podrás seleccionar una plantilla para
crear una nueva base de datos basada en ella.
A continuación aparecerá en un panel a la derecha de la pantalla
el siguiente cuadro:
Aquí deberás indicar el Nombre de archivo de la base de
datos.
Para seleccionar la carpeta donde guardar el archivo puedes hacer
clic en el botón Buscar ubicación.
Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo donde indicaremos el
nombre de la base de datos que estamos creando y el lugar donde se guardará.
D58
C109
En el cuadro Guardar en: hacer clic sobre la flecha de
la derecha para seleccionar la carpeta donde vamos a guardar la base
de datos.
Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas
subcarpetas de la carpeta seleccionada.
Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo.
Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Se cerrará el cuadro de diálogo y volverás a la pantalla de Introducción
a Microsoft Office
Access.
En el cuadro de texto Nombre de archivo aparecerá la
ruta y el nombre que escogiste.
Pulsar el botón Crear para crear la base de datos.
Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual
Access asignará la extensión .ACCDB.
Por defecto, Access abrirá una nueva tabla para que
puedas empezar a rellenar sus datos.
D59
Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya
que todos los demás objetos se crean a partir de éstas.
Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de
Exploración, desde donde podremos seleccionar todos los objetos que sean
creados dentro de la base de datos.
En principio sólo encontraremos el de Tabla1 pues es el
que Access creará por defecto.
Puedes ocultarlo haciendo clic en el botón Ocultar.
Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qué objetos
mostrar y de qué forma.
Para crear una nueva base de datos debemos:
C109
En el cuadro Guardar en: hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la carpeta donde vamos a guardar la base de datos.
Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demás objetos se crean a partir de éstas.
CERRAR UNA BASE DE DATOS
Desde los documentos recientes del Botón de Office:
Despliega el Botón de Office donde aparecen las últimas
bases de datos que se abrieron bajo el título de Documentos recientes.
Haz clic en la que quieras abrir.
Se puede cerrar una base de datos de varias formas:
Cerrando Access:
Ir al Botón de Office y pulsar el botón Salir
de Access.
O bien hacer clic sobre el botón Cerrar de la
ventana Base de datos.
Sin cerrar Access:
En el Botón de Office, elegir la opción Cerrar base de
datos.
Abrir una base de datos.
Podemos abrir una base de datos ya existente desde tres
sitios distintos:
Desde el Botón de Office:
Ir al Botón de Office.
Elegir la opción Abrir...
Desde los documentos recientes del Botón Office.Despliega el Botón Office donde aparecen las ultimas base de datos que se abrieron bajo el titulo de Documentos Recientes
Desde la ventana de Introducción a
Microsoft Office Access:
Nada más abrir Access desde su icono en el Escritorio o
desde la opción en Inicio → Todos los Programas aparecerá la pantalla
de Introducción a Microsoft Office Access.
En la parte derecha verás el marco Abrir base de datos
reciente.
Selecciona una que quieras abrir o haz clic en el enlace Más... para
buscar el archivo de la base de datos que quieres abrir.
En cualquiera de los casos en los
que no selecciones una base de datos concreta se abrirá
el cuadro de diálogo Abrir para que busques el archivo:
Para abrir carpeta hacer doble clic sobre ella.
Al abrir una carpeta, ésta se situará en el cuadro superior Buscar
en:, y ahora en el cuadro inferior aparecerá toda la información de dicha
carpeta.
Hacer clic sobre la base de datos a abrir para colocar su nombre
en el cuadro Nombre de archivo: y hacer clic sobre el botón Abrir.
O bien hacer doble clic sobre la base de datos y se abrirá
directamente.
CREAR UNA TABLA DE DATOS
C110
Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña Crear para visualizar sus opciones. En el marco Tablas podremos seleccionar estas opciones:
Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña Crear para visualizar sus opciones. En el marco Tablas podremos seleccionar estas opciones:
Vista diseño es el método que detallaremos en esta
unidad didáctica
Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado
que tiene predefinido, abre una tabla de este tipo y sólo tendrás que
rellenarla con sus datos.
Listas de SharePoint consiste en crear un objeto
compatible con un sitio SharePoint desde el que podrás compartir los datos
almacenados en la lista o tabla con otras personas con acceso al mismo sitio.
Explicaremos a continuación la forma de crear una tabla en vista
diseño. Este método consiste en definir la estructura de la tabla, es decir,
definir las distintas columnas que esta tendrá y otras consideraciones como
claves, etc...
Otra forma rápida de llegar a la vista Diseño es
seleccionando la vista desde la pestaña Hoja de datos, o haciendo clic en
el botón de Vista de Diseño en la barra de estado:
D60
C111
Aparecerá la vista de Diseño de la tabla:
D61
En la pestaña tenemos el nombre de la tabla (como todavía no hemos asignado un nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1).
C111
Aparecerá la vista de Diseño de la tabla:
En la pestaña tenemos el nombre de la tabla (como todavía no hemos asignado un nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1).
A continuación tenemos la rejilla donde definiremos las
columnas que componen la tabla, se utiliza una línea para cada columna,
así en la primera línea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna de
la tabla y así sucesivamente.
En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestañas
(General y Búsqueda) para definir propiedades del campo es
decir características adicionales de la columna que estamos definiendo.
Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos
da algún tipo de ayuda sobre lo que tenemos que hacer, por ejemplo en
este momento el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en la
columna Nombre del campo y en el recuadro inferior derecho Access nos
indica que el nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres.
En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar
la tecla INTRO pasamos al tipo de datos, por defecto nos pone Texto como
tipo de dato. Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha
de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo.
Observa cómo una vez tengamos algún tipo de dato en
la segunda columna, la parte inferior de la ventana, la correspondiente a Propiedades
del campo se activa para poder indicar más características del campo,
características que veremos con detalle en la unidad temática siguiente.
Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las
columnas que compondrá la tabla:
A continuación pulsar la tecla INTRO para ir a la
tercera columna de la rejilla.
Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que
únicamente sirve para introducir un comentario, normalmente una descripción del
campo de forma que la persona que tenga que introducir datos en la tabla sepa
qué debe escribir ya que este cometario aparecerá en la barra de estado de la
hoja de datos.
Repetir el proceso hasta completar la definición
de todos los campos (columnas) de la tabla.
CLAVE PRINCIPAL
C112
Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal.
Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal.
La clave
principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos
sirve de identificador de registros de forma que con esta clave
podamos saber sin ningún tipo de equivocación el registro al cual identifica.
No podemos definir más de una clave principal, pero podemos tener una clave
principal compuesta por más de un campo.
Para asignar
una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos:
Hacer clic sobre el
nombre del campo que será clave principal.
Hacer clic sobre el
botón Clave principal en el marco Herramientas de la
pestaña Diseño.
A la izquierda del nombre del campo
aparecerá una llave indicándonos que dicho campo es la clave principal de la
tabla.
Si queremos definir una clave
principal compuesta (basada en varios campos), seleccionar los campos
pulsando simultáneamente la tecla Ctrl y el campo a seleccionar y una
vez seleccionados todos los campos hacer clic en el botón anterior.
Importante: Recordar que un campo o
combinación de campos que forman la clave principal de una tabla no puede
contener valores nulos y no pueden haber dos filas en la tabla con el mismo
valor en el campo/s clave principal.
Cuando intentemos insertar una nueva
fila con valores que infrinjan estas dos reglas, el sistema no nos deja crear
la nueva fila y nos devuelve un error de este tipo:
D62
GUARDAR TABLA
C113
Para guardar una tabla, podemos:
Para guardar una tabla, podemos:
Ir al Botón de Office y elegir la opción Guardar.
O bien hacer clic sobre el botón Guardar de
la barra de Acceso Rápido.
Como nuestra tabla aún no tiene nombre asignado, aparecerá el
siguiente cuadro de diálogo: Escribir el nombre de la tabla.
Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Nota: Si no hemos
asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un cuadro de
diálogo avisándonos de ello, y preguntándonos si queremos que Access cree una,
si le decimos que Sí nos añade un campo de tipo auto numérico y lo
define como clave principal. Si le decimos que No se guarda la tabla
sin clave principal ya que una clave principal en una tabla es conveniente pero
no obligatorio.
D62
CERRAR UNA TABLA
C114
Para cerrar una tabla, seguir los siguientes pasos:
Para cerrar una tabla, seguir los siguientes pasos:
Hacer clic derecho sobre la pestaña con el nombre de la
tabla y seleccionar Cerrar en el menú emergente.
D63
LAS RELACIONES
C115
En esta unidad
veremos cómo relacionar tablas y los diferentes tipos de
relaciones que pueden existir entre dos tablas de una base de datos.
Si no sabes lo que es una relación en bases de datos, te introducimos algunos
conceptos básicos para entender las relaciones aquí.
Crear la primera
relación.
Para crear relaciones
en Access 2007 primero deberemos acceder a la
ventana Relaciones deberemos hacer clic en el
botón Relaciones que se encuentra en la pestaña Herramientas de
base de datos.
Aparecerá el cuadro de
diálogo Mostrar tabla de la derecha esperando indicarle las tablas
que formarán parte de la relación a crear.
Seleccionar una de las tablas que
pertenecen a la relación haciendo clic sobre ella, aparecerá dicha tabla
remarcada.
Hacer clic sobre el
botón Agregar.
Repetir los dos pasos anteriores
hasta añadir todas las tablas de las relaciones a crear.
Hacer clic sobre el botón Cerrar.
Ahora aparecerá la
ventana Relaciones con las tablas añadidas en el paso anterior.
Para crear la relación:
Ir sobre el campo de relación de la
tabla principal (en nuestro caso codigo).
Pulsar el botón izquierdo del ratón y
manteniéndolo pulsado arrastrar hasta el campo numero de la tabla
secundaria (aulaClic_Facturas).
Soltar el botón del ratón. Aparecerá
el cuadro de diálogo Modificar relaciones siguientes:
En la parte superior deben estar los
nombres de las dos tablas relacionadas
(aulaClic_clientes y aulaClic_Facturas) y debajo de éstos el nombre
de los campos de
relación (codigo y numero).
Ojo! siempre deben ser campos que contengan el mismo tipo de información y por
lo tanto del mismo tipo.
Observa en la parte inferior
el Tipo de relación que se asignará dependiendo de las
características de los campos de relación (en nuestro caso uno a varios).
Activar el recuadro Exigir
integridad referencial haciendo clic sobre éste.
Si se desea, se puede
activar las casillas Actualizar en cascada los campos
relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados.
Si quieres saber más
sobre integridad referencial y operaciones en cascada haz
clic aquí.
Para terminar, hacer clic sobre el
botón Crear.
Se creará la relación y ésta aparecerá
en la ventana Relaciones.
D63
Añadir tablas a la ventana Relaciones.
C116
Si
ya hemos creado una relación y queremos crear otra pero no se dispone de la
tabla en la ventana Relaciones debemos añadir la tabla a la
ventana:
Primero
nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el
botón Relaciones en la pestaña Herramientas de base de datos.
Para
añadir la tabla hacer clic sobre el botón Mostrar tabla en la
pestaña Diseño.
Aparecerá
el cuadro de diálogo Mostrar tablas estudiado en el apartado
anterior.
Añadir
las tablas necesarias.
Cerrar
el cuadro de diálogo.
D64
Quitar
tablas de la ventana Relaciones.
C117
C117
Si
queremos eliminar una tabla de la ventana Relaciones:
Primero
nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el
botón Relaciones en la pestaña Herramientas de base de datos.
Después
podemos elegir entre:
Hacer clic con el botón derecho sobre la
tabla y elegir la opción Ocultar tabla del menú contextual que
aparecerá,
Hacer clic sobre la tabla para seleccionarla
y hacer clic en el botón Ocultar tabla en la pestaña Diseño.
D64
Modificar relaciones.
C118
Modificar relaciones.
C118
Para modificar
relaciones ya creadas:
Posicionarse
en la ventana Relaciones y elegir entre estas dos formas:
Hacer clic con el botón derecho sobre
la relación a modificar y elegir la opción Modificar relación... del
menú contextual que aparecerá,
o
bien,
Hacer clic sobre la relación a
modificar y hacer clic en el botón Modificar relaciones que
encontrarás en la pestaña Diseño de la banda de opciones.
Se
abrirá el cuadro de diálogo Modificar relaciones estudiado
anteriormente.
Realizar
los cambios deseados.
Hacer
clic sobre el botón Aceptar.
D65
Eliminar
relaciones.
C119
C119
Si
lo que queremos es borrar la relación podemos:
o
bien,
Hacer
clic con el botón izquierdo sobre la relación, la relación quedará
seleccionada, y a continuación pulsar la tecla DEL o SUPR.
La
relación queda eliminada de la ventana y de la base de datos. Hacer clic
con el botón derecho sobre la relación a borrar y elegir la
opción Eliminar del menú contextual,
La relación queda eliminada dela base de datos.
D67
Fuente.
Dirección: www.aulacli.es
Pagína:http://www.aulaclic.es/access2007/index.htm
Fecha: 08/11/2012
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