Funciones de Excel
En los siguientes tutoriales veremos las funciones de Excel las cuales son (La Suma, El Promedio, La Función SI, El SI anidado y la Multiplicación)
A modo de ejemplo tomamos una tabla de calificaciones de 3 materias que queremos saber las notas en los parciales de las distintas materias.
Excel 2007 nos permite buscar la función que
necesitamos escribiendo una breve descripción de la función necesitada
en el recuadro Buscar una función: y a continuación hacer clic sobre el botón 
D38
Una función es una fórmula predefinida
por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o más valores y
devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será
utilizado para calcular la fórmula que la contiene.
La sintaxis de cualquier función
es:
nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:
Si la función va al comienzo de una fórmula debe
empezar por el signo =.
Los argumentos o valores de entrada van siempre
entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.
Los argumentos pueden ser valores constantes
(número o texto), fórmulas o funciones.
Los argumentos deben de separarse por un punto y
coma ;.
Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Tenemos la función SUMA() que devuelve como
resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica
un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas
incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente
a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8
En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de
utilizar la función.
Las fórmulas pueden contener más de una función, y
pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del
tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas,
estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de
datos, de búsqueda y referencia y de información.
Para introducir una fórmula debe escribirse en una
celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre
del signo =.
Una función como cualquier dato se puede
escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel
2007 dispone de una ayuda o asistente para
utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas.
Si queremos introducir una función en una celda:
Situarse en la celda donde queremos introducir la
función.
Hacer clic en la pestaña Fórmulas.
Elegir la opción Insertar función.
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar
función:
de esta forma no es necesario conocer cada una de
las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar
una función: las funciones que tienen que ver con la descripción
escrita.
Para que la lista de funciones no sea tan extensa
podemos seleccionar previamente una categoría del cuadro combinado O
seleccionar una categoría:, esto hará que en el cuadro de lista sólo
aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la
lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas.
En el cuadro de lista Seleccionar una
función: hay que elegir la función que deseamos haciendo clic sobre
ésta.
Observa como conforme seleccionamos una función, en
la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripción
de ésta. También disponemos de un enlace Ayuda sobre esta función para
obtener una descripción más completa de dicha función.
A final, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que
también nos permite darle una buena presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando
la información más interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos
percibir la información más importante y así sacar conclusiones de
forma rápida y eficiente. Por ejemplo podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y
nuestras ganancias del año y resaltar en color rojo las pérdidas y en color
verde las ganancias, de esta forma sabremos rápidamente si el año ha ido bien o
mal.
A continuación veremos las diferentes
opciones disponibles
en Excel 2007 respecto al cambio de aspecto de las
celdas de una
hoja de cálculo y cómo manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la letra,
la alineación, bordes, sombreados y forma de visualizar números en la celda.
FUENTE
Excel nos permite cambiar la apariencia de
los datos de una
hoja de cálculo cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de
una celda.
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra
hoja de cálculo, podemos utilizar los cuadros de diálogo o la banda de
opciones, a continuación te describimos estas dos formas, en cualquiera de las dos primero deberás
previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el
aspecto:
Utilizando los cuadros de
diálogo:
En la pestaña Inicio haz clic en la flecha que se
encuentra al pie de la sección Fuente.
Del cuadro de diálogo que se abre, Formato
de celdas,
haciendo clic sobre la pestaña Fuente, aparecerá la ficha de la derecha.
Una vez elegidos todos los aspectos deseados,
hacemos clic sobre el botón Aceptar.
Conforme vamos cambiando los valores de la ficha,
aparece en el recuadro Vista previa un modelo de cómo quedará nuestra
selección en la celda.
Esto es muy útil a la hora de elegir el formato que
más se adapte a lo que queremos.
A continuación pasamos a explicarte las distintas
opciones de la ficha Fuente.
Fuente: Se elegirá de la lista una fuente
determinada, es decir, un tipo de letra.
Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos indica
que la fuente elegida es True Type, es decir, que se usará la misma fuente en la
pantalla que la impresora, y que además es una fuente escalable (podemos
escribir un tamaño de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaños
disponibles).
Estilo: Se elegirá de la lista un estilo
de escritura. No todos los estilos son disponibles con cada tipo de fuente. Los
estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva.
Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente
elegido, se elegirá un tamaño u otro. Se puede elegir de la lista o bien
teclearlo directamente una vez situados en el recuadro.
Subrayado: Observa como la opción activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha
de la derecha se abrirá una lista desplegable donde tendrás que elegir un tipo
de subrayado.
Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la
flecha de la derecha podrás elegir un color para la letra.
Efectos: Tenemos disponibles tres efectos
distintos: Tachado, Superíndice y Subíndice. Para activar o desactivar uno
de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificación que se encuentra a la
izquierda.
Fuente normal: Si esta opción se activa, se
devuelven todas las opciones de fuente que Excel 2007 tiene por defecto.
En la Banda
de opciones disponemos
de unos botones que nos permiten modificar algunas de las opciones vistas
anteriormente y de forma más rápida, como:
En este recuadro aparece el tipo
de fuente o letra de la celda en la que nos encontramos
situados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para elegir
otro tipo.
Al igual que el botón de Fuente
anterior, aparece el tamaño de nuestra celda, para cambiarlo
puedes elegir otro desde la flecha de la derecha, o bien escribirlo
directamente en el recuadro.
Este botón lo utilizamos para
poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre éste se activa o desactiva la
negrita dependiendo del estado inicial.
Este botón funciona igual que el de la Negrita,
pero en este caso lo utilizamos para poner o quitar la Cursiva.
Este botón funciona como los dos
anteriores pero para poner o quitar el Subrayado simple.
Con este botón podemos elegir un color
para la fuente. Debajo
de la letra A aparece una línea, en nuestro caso roja, que nos indica que si
hacemos clic sobre el botón cambiaremos la letra a ese color. En caso de querer
otro color, hacer clic sobre la flecha de la derecha y elegirlo.
Bordes
C71
Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas.
Para
cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo añadiendo bordes,
seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el
aspecto.
Seleccionar la pestaña Inicio.
Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente.
En el cuadro de diálogo que se abrirá hacer clic sobre la
pestaña Bordes.
Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.
Elegir las opciones deseadas del recuadro.
Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre
el botón Aceptar.
Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Borde un modelo de cómo quedará nuestra selección
en la celda.
D36
A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.
A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.
Preestablecidos: Se elegirá una de
estas opciones:
Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas
seleccionadas.
Contorno: Para crear un borde únicamente alrededor de
las celdas seleccionadas.
Interior: Para crear un borde alrededor de todas las
celdas seleccionadas excepto alrededor de la selección.
Borde: Este recuadro se
suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones preestablecidos.
Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior, izquierdo,...)
hacer clic sobre los botones correspondientes. ¡CUIDADO! Al utilizar los
botones preestablecidos, el borde será del estilo y color seleccionados, en
caso de elegir otro aspecto para el borde, primero habrá que elegir Estilo y Color y
a continuación hacer clic sobre el borde a colocar.
Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de línea.
Color: Por defecto el color activo es Automático,
pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrá elegir un color para los
bordes.
En la Banda de
opciones disponemos de un botón que nos permitirá modificar los bordes de forma
más rápida:
Si se hace clic sobre
el botón se dibujará un borde tal como viene representado en éste. En caso de
querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botón. Aquí no
encontrarás todas las opciones vistas desde el recuadro del menú.
Relleno
C72
Excel
nos permite también sombrear las celdas de
una hoja de cálculo para remarcarlas de las demás. Para ello, seguir los
siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual
queremos modificar el aspecto.
Seleccionar
la pestaña Inicio.
Hacer
clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente.
Hacer
clic sobre la pestaña Relleno.
Aparecerá
la ficha de la derecha.
Elegir
las opciones deseadas del recuadro.
Una
vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Al
elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará nuestra
selección en la celda.
D37
Función SI
C73
Devuelve un valor si la condición
especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO.
Utilice SI para realizar pruebas
condicionales en valores y fórmulas.
Sintaxis
SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Prueba_lógica es cualquier
valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo,
A10=100 es una expresión lógica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la
expresión se evalúa como VERDADERO. De lo contrario, se evaluará como FALSO.
Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparación.
Valor_si_verdadero es
el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es VERDADERO. Por
ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de
presupuesto" y el argumento prueba_lógica se evalúa como VERDADERO, la
función SI muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento
prueba_lógica es VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero está en blanco,
este argumento devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el
valor lógico VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra
fórmula.
Valor_si_falso es
el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es FALSO. Por ejemplo,
si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el
argumento prueba_lógica se evalúa como FALSO, la función SI muestra el texto
"Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lógica es FALSO y se
omite valor_si_falso, (es decir, después de valor_si_verdadero no hay ninguna
coma), se devuelve el valor lógico FALSO. Si prueba_lógica es FALSO y
valor_si_falso está en blanco (es decir, después de valor_si_verdadero hay una
coma seguida por el paréntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero).
Valor_si_falso puede ser otra fórmula.
Observaciones
Es posible anidar hasta 64 funciones
SI como argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso para crear pruebas más
complicadas. (Vea el ejemplo 3 para ver una muestra de funciones SI anidadas).
Como alternativa, para comprobar muchas condiciones, plantéese usar las
funciones BUSCAR, BUSCARV o BUSCARH.
Es
más sencillo comprender el ejemplo si se copia en una hoja de cálculo en
blanco.
D38
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La función SI anidada
C74
Una función SI anidada es cuando una segunda función SI
se coloca dentro de la primera de manera que pruebe alguna condición adicional.
Las funciones SI anidadas aumentan la flexibilidad de la
función al ampliar el número de posibles resultados a probar.
Supongamos que necesitamos hacer una equivalencia de una columna de
letras a números de la siguiente manera: A = 5 y B = 10
Si la celda es igual a “A” entonces el valor será 5, pero si la celda es “B” entonces el valor será 10. Esto lo podemos resolver con la siguiente función SI anidada: SI(celda = "A", 5, SI(celda = "B", 10))
Si la celda es igual a “A” entonces el valor será 5, pero si la celda es “B” entonces el valor será 10. Esto lo podemos resolver con la siguiente función SI anidada: SI(celda = "A", 5, SI(celda = "B", 10))
El resultado será el siguiente:
¿Qué pasaría si ahora en lugar de dos letras tenemos tres? Es decir, que si encontramos una “C” debemos colocar el valor 20. La función SI anidada será la siguiente: SI(celda = "A", 5, SI(celda = "B", 10, SI(celda = "C", 20)))
Una función SI anidada puede ayudarte a encontrar una
buena solución a tu problema pero no debes hacer un uso excesivo de esta
funcionalidad.
Excel 2010 soporta hasta 64 funciones SI anidadas, pero seguramente no llegarás ni a la mitad de esa cantidad antes de que se dificulte entender la lógica empleada en todas esas funciones. Mientras tanto disfruta de tus funciones SI anidadas.
Excel 2010 soporta hasta 64 funciones SI anidadas, pero seguramente no llegarás ni a la mitad de esa cantidad antes de que se dificulte entender la lógica empleada en todas esas funciones. Mientras tanto disfruta de tus funciones SI anidadas.
D39
A modo de complemento les dejo estos videos tutoriales.
Como crear un Organigrama
Un
organigrama representa gráficamente la estructura administrativa de una
organización, como los jefes de departamentos y los empleados de una compañía.
Mediante un gráfico SmartArt en Microsoft Office Excel 2007, puede crear un
organigrama e incluirlo en la hoja de cálculo, presentación o documento. Para
crear un organigrama fácil y rápidamente, puede escribir o pegar texto en el
organigrama y después hacer que el texto se organice y coloque automáticamente.
Cuando se
agrega una forma de ayudante a un diseño de organigrama, como un Organigrama, una viñeta con una línea adjunta indica la forma del
ayudante en el panel de texto.
C75
En la ficha Insertar, en el grupo Ilustraciones, haga clic en SmartArt.
En la ficha Insertar, en el grupo Ilustraciones, haga clic en SmartArt.
En la galería Elegir un gráfico SmartArt, haga clic en Jerarquía, haga clic en un diseño de
organigrama (por ejemplo, Organigrama)
y, a continuación, en Aceptar.
Para escribir el texto, siga uno de los
procedimientos siguientes:
Haga clic en una forma en el gráfico SmartArt y, a
continuación, escriba el texto.
Para obtener un mejor resultado,
utilice esta opción después de agregar todas las formas que desee.
Haga clic en [Texto] en el panel de texto y, a
continuación, escriba el texto.
Copie texto desde otra ubicación
o programa, haga clic en [Texto] en
el panel de texto y, a continuación, pegue el texto.
C76
C76
Agregar una forma al organigrama
Haga clic en el gráfico SmartArt al que desea
agregar una forma.
Haga clic en la forma existente que se encuentre
más cerca de donde desea agregar la forma nueva.
En Herramientas
de SmartArt, en la ficha Diseño,
en el grupo Crear gráfico,
haga clic en la flecha que hay bajo de Agregar forma y, a continuación, siga uno de los
procedimientos siguientes:
Para insertar una forma en el mismo nivel que la
forma seleccionada pero a continuación de la misma, haga clic en Agregar forma detrás.
Para insertar una forma en el
mismo nivel que la forma seleccionada pero delante de la misma, haga clic en Agregar forma delante.
Para insertar una forma un nivel
más arriba de la forma seleccionada, haga clic en Agregar forma encima.
La forma nueva toma la posición
de la forma seleccionada y la forma seleccionada y todas las que haya
directamente debajo de la misma bajan un nivel.
Para insertar una forma un nivel
por debajo de la forma seleccionada, haga clic en Agregar forma debajo.
La forma nueva se agrega detrás
de las otras formas del mismo nivel.
Para agregar un asistente de
forma, haga clic en Agregar
asistente.
El asistente de forma se agrega
sobre las demás formas al mismo nivel en el gráfico SmartArt, pero se muestra
en el panel de texto detrás de las otras formas en el mismo nivel.
Agregar
asistente sólo
está disponible para el diseño de organigramas. No está disponible para diseños
jerárquicos, como Jerarquía.
Aunque no se pueden conectar
automáticamente dos formas de nivel superior con una línea en los diseños de
organigrama como Organigrama,
puede imitar este aspecto agregando una
forma al gráfico SmartArt y, a continuación, dibujar una
línea para conectar las formas.
Para mostrar una relación
jerárquica de línea de puntos entre dos formas, haga clic con el botón
secundario en la línea y, a continuación, haga clic en Formato de forma en el menú
contextual. Haga clic en Estilo de
línea y, a continuación, en el Tipo de guión que desee.
Para agregar una forma desde el
panel de texto, coloque el cursor al principio del texto donde desea agregar
una forma. Escriba el texto que desee en la forma nueva, presione ENTRAR y, a
continuación, para aplicar la sangría a la forma nueva presione TAB, o aplicar
sangría negativa, presione MAYÚS+TAB.
Para agregar un asistente de
forma, presione ENTRAR mientras selecciona un asistente de forma en el panel de
texto.
C77
Cambiar el diseño de dependencia
del organigrama
Un diseño de dependencia afecta
al diseño de todas las formas debajo de la forma seleccionada.
Haga clic en la forma del organigrama a la que
desee aplicar un diseño de dependencia.
En Herramientas
de SmartArt, en la ficha Diseño,
en el grupo Crear gráfico,
haga clic en Diseño y,
a continuación, siga uno de los procedimientos siguientes:
Para centrar todas las formas por debajo de la forma seleccionada, haga clic en Estándar.
Para centrar la forma
seleccionada sobre las formas que hay por debajo y organizar las formas que hay
debajo horizontalmente con dos formas en cada fila, haga clic en Ambos.
Para organizar la forma
seleccionada a la derecha de las formas que hay por debajo y alinear a la
izquierda las formas que por ahí debajo verticalmente, haga clic en Dependientes a la izquierda.
Para organizar la forma
seleccionada a la izquierda de las formas que hay por debajo y alinear a la
derecha las formas que hay por debajo verticalmente, haga clic en Dependientes a la derecha.
Puede aplicar combinaciones de
colores derivadas de los colores
del tema a las formas del gráfico SmartArt.
Haga clic en el gráfico SmartArt cuyo color desea
cambiar.
En Herramientas
de SmartArt, en la ficha Diseño,
en el grupo Estilos SmartArt,
haga clic en Cambiar colores.
Haga clic en la combinación de colores que desee.
Al colocar el puntero sobre una miniatura, puede ver cómo
afectan los colores al gráfico SmartArt.
Un estilo SmartArt es una
combinación de varios efectos, como estilo de línea, bisel o 3D, que se puede
aplicar a las formas en el diseño del gráfico SmartArt para crear en un aspecto
único y de diseño profesional.
Haga clic en el gráfico SmartArt cuyo estilo
SmartArt desea cambiar.
En Herramientas
de SmartArt, en la ficha Diseño,
en el grupo Estilos SmartArt,
haga clic en el estilo de gráfico SmartArt que desee.
Para ver más estilos SmartArt,
haga clic en el botón Más.
Al colocar el puntero sobre una
miniatura, puede ver cómo afecta el estilo SmartArt al gráfico SmartArt.
También puede personalizar el
gráfico SmartArt moviendo las formas, cambiando el tamaño de las formas y agregando un relleno o efecto.
Fuente
Paginas: www.office.microsoft.com www.youtube.com www.emagister.com www.aulaclic.com www.exceltotal.com
Direcciónes:
http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/funcion-si-HP010069829.aspx
http://exceltotal.com/funcion-si-anidada/
Fuente
Paginas: www.office.microsoft.com www.youtube.com www.emagister.com www.aulaclic.com www.exceltotal.com
Direcciónes:
http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/funcion-si-HP010069829.aspx
http://exceltotal.com/funcion-si-anidada/
Fecha:31/08/2012
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