TABLA DINAMICA
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Una tabla dinámica
consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios
de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la
interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes
totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando
o no los datos origen, etc...
Para aquellos que
tengan conocimientos de Access es lo más parecido a una consulta de referencias
cruzadas, pero con más interactividad.
Veamos cómo podemos
crear una tabla dinámica a partir de unos datos que ya tenemos.
Para crear una
tabla dinámica, Excel nos proporciona las tablas y gráficos dinámicos.
Supongamos que
tenemos una colección de datos de los artículos del almacen con el número de
referencia y el mes de compra, además sabemos la cantidad comprada y el importe
del mismo.
Vamos a crear una
tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de
cada artículo en cada mes.
Para ello vamos a
la pestaña Insertar y hacemos clic en Tabla dinámica (también podemos desplegar el menú
haciendo clic en la flecha al pie del botón para crear un gráfico dinámico).
Aparece el cuadro
de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí podremos indicar el
lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde
queremos ubicarla.
En nuestro caso
indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que
queremos ubicarla en una hoja de cálculo nueva.
Podríamos crear una
conexión con otra aplicación para obtener los datos desde otra fuente diferente
a Excel.
En el caso de
seleccionar la opción Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas las celdas
que vayan a participar, incluyendo las cabeceras.
Pulsamos Aceptar para seguir.
Se abrirá un nuevo panel en la derecha
de la pantalla:
Desde este panel podemos personalizar
la forma en que van a verse los datos en la tabla dinámica.
Con esta herramienta podríamos construir
una tabla dinámica con la siguiente estructura:
- Una fila para cada una de las Referencias de la tabla.
- Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.
- En el resto de la tabla incluiremos el total del
Importe para cada Referencia en cada Mes.
Para ello simplemente tendremos que
arrastrar los elementos que vemos listados a su lugar correspondiente al pie
del panel.
En este ejemplo deberíamos arrastrar
el campo REF a ROTULOS DE FILA , el campo
MES a ROTULOS DE COLUMNA y finalmente el campo IMPORTE a la
sección VALORES.
Tras realizar la tabla dinámica este
sería el resultado obtenido.
Podemos ver que la estructura es la
que hemos definido anteriormente, en el campo fila tenemos las referencias, en
el campo columnas tenemos los meses y en el centro de la tabla las sumas de los
importes.
Con esta estructura es mucho más fácil
analizar los resultados.
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C102
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Una vez creada la tabla dinámica nos
aparece la pestaña Opciones:
El panel lateral seguirá pudiéndose
utilizar, así que en cualquier momento podremos quitar un campo de un zona
arrastrándolo fuera.
Con esto vemos que en un segundo
podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros resultados sin casi
esfuerzos.
Si arrastrásemos a la zona de datos
los campos cantidad y total, obtendríamos la siguiente tabla, más compleja pero
con más información:
Puede que no visualices la tabla de la
misma forma, al añadir varios campos en la sección Valores el rótulo VALORES aparecerá en una las secciones de
rótulos, si te aparece en Rótulos de columna despliega
la lista asociada a él y selecciona la opción Mover a rótulos de fila.
Eliminar una tabla
dinámica.
Para eliminar una tabla dinámica
simplemente debemos seleccionar la tabla en su totalidad y presionar la tecla Supr.
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APLICAR FILTRO A UNA TABLA DINAMICA
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Otra característica útil de las tablas dinámicas es
permitir filtrar los resultados y así visualizar únicamente los que nos
interesen en un momento determinado. Esto se emplea sobre todo cuando el
volumen de datos es importante.
Los campos principales en el panel y los rótulos en
la tabla están acompañados, en su parte derecha, de una flecha indicando una
lista desplegable.
Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del rótulo Rótulos
de columna nos aparece una lista como vemos en la imagen con los
distintos meses disponibles en la tabla con una casilla de verificación en cada
uno de ellos para indicar si los queremos ver o no, más una opción para marcar
todas las opciones en este caso todos los meses.
Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero,
los otros meses desaparecerán de la tabla, pero no se pierden, en cualquier
momento podemos visualizarlos volviendo a desplegar la lista y marcando la
casilla (Seleccionar todo).
Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o
sobre Cancelar para cerrar y dejarlo como estaba.
Aplicando el filtro a varios campos podemos formar
condiciones de filtrado más complejas, por ejemplo podemos seleccionar ver los artículos
con referencia 1236 de Abril.
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OBTENER PROMEDIOS EN UNA TABLA DINAMICA
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Por defecto, al crear una tabla dinámica, Excel nos
genera unos totales con sumatorio, puede interesarnos modificar esas fórmulas
por otras como pueden ser sacar el máximo o el mínimo, el promedio, etc.
Para hacer esto debemos situarnos en cualquier
celda de la zona que queremos rectificar y hacer clic con el botón derecho del
ratón, nos aparece un menú emergente con diferentes opciones, debemos escoger
la opción Configuración de campo de valor... y nos aparece un
cuadro de diálogo como el que vemos en la imagen.
En este cuadro de diálogo podemos escoger cómo
queremos hacer el resumen, mediante Suma, Cuenta, Promedio,
etc.
También podemos abrir el cuadro de diálogo con el
botón CONFIGURACION DE CAMPO de
la pestaña Opciones.
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GRAFICOS CON TABLA DINAMICA
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Para
crear una gráfica de nuestra tabla dinámica deberemos hacer clic en el botón Gráfico
dinámico de la pestaña Opciones.
Para cambiar el formato del gráfico a otro tipo de
gráfico que nos agrade más o nos convenga más según los datos que tenemos.
Al pulsar este botón se abrirá el cuadro de diálogo
de Insertar gráfico, allí deberemos escoger el gráfico que más nos convenga.
Luego, la mecánica a seguir para trabajar con el
gráfico es la misma que se vió en el tema de gráficos.
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Fuente.
Fuente.
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